Różnego rodzaju rozmowy i konferencje już dawno stały się nieodłączną częścią współczesnego procesu pracy. Jednak często zdarza się, że ktoś o nich zapomina i trzeba dodatkowo pisać (lub dzwonić) do uczestników, aby przypomnieć o spotkaniu. Ale wszystko to można zautomatyzować za pomocą Teamsale CRM, a w tym artykule szczegółowo opowiemy, jak to zrobić.
Na pierwszy rzut oka może wydawać się dziwne: jak można zaplanować rozmowę i o niej zapomnieć. Ale w rzeczywistości wystarczy dodać do harmonogramu kilkanaście różnych spotkań i przypisać do każdego własną listę pracowników, aby zaczęły pojawiać się osoby, które o czymś zapomniały i gdzieś się nie pojawiły.
Ale za pomocą Teamsale CRM można wprowadzić porządek do tego systemu i uczynić go wygodniejszym dla wszystkich uczestników.
Na początek jednak kilka słów o samych wideokonferencjach.
Czym są wideokonferencje i jak są wykorzystywane?
Wideokonferencja to specjalna usługa, która pozwala kilku osobom jednocześnie komunikować się w czasie rzeczywistym, wykorzystując do tego nie tylko sprzęt do transmisji głosu, ale także kamerę internetową.
Jeśli spróbować to ogólnie podsumować, można wyróżnić dwa główne kierunki zastosowania: rozmowy z klientami oraz spotkania wewnątrz firmy.
W pierwszym przypadku za pomocą usługi najczęściej prowadzi się prezentacje produktu lub, przy pracy projektowej, demonstruje wyniki danego etapu. Szczególnie istotne stają się tutaj następujące możliwości:
- transmisja na YouTube z funkcją nagrywania. Bardzo często nagranie jest później potrzebne klientom;
- udostępnianie ekranu. Dzięki temu można wizualnie zaprezentować wyniki pracy lub swoje portfolio;
- czat z możliwością wymiany plików przyda się do wysyłania dokumentów lub innych ważnych materiałów bezpośrednio podczas rozmowy.
W przypadku rozmów wewnątrz zespołu, oprócz wszystkich wymienionych funkcji, przydatna będzie funkcja podniesienia ręki. Po naciśnięciu tego przycisku przez uczestnika jego imię zostanie wyróżnione dla wszystkich pozostałych rozmówców, co będzie sygnałem chęci zabrania głosu.
A teraz wróćmy do naszego pierwotnego pytania: jak nie przegapić tych spotkań i w jaki sposób CRM będzie w tym pomocny.
Konfigurujemy powiadomienie o konferencji w Teamsale CRM.
Zarządzanie systemem przypomnień o wideokonferencji w Teamsale odbywa się poprzez interfejs zadań.
Załóżmy, że zaplanowałeś rozmowę na określoną godzinę i datę. Teraz trzeba poinformować o tym pozostałych uczestników.
Aby to zrobić, w głównym menu Teamsale wybieramy sekcję „Zadania”, następnie klikamy ikonę plusa w prawym górnym rogu. W ten sposób tworzy się dowolne zadanie, ale nas interesuje jedno konkretne. Dlatego w pierwszym wierszu ustawiamy wartość „Wideokonferencja”.
Następnie należy podać jej nazwę i zostawić dodatkowy komentarz. Zalecamy jak najdokładniej opisać cel spotkania i postarać się wspomnieć główne tematy, które będą omawiane.
Następnie trzeba wskazać czas rozpoczęcia wydarzenia oraz przybliżony czas zakończenia. Staraj się podawać przewidywane ramy czasowe, aby uczestnicy wideokonferencji mogli zaplanować również inne sprawy.
Nieco niżej możesz wybrać uczestników konferencji. Najpierw spośród pracowników, a następnie dodaj do spotkania klientów i/lub leady, jeśli jest to konieczne. Kliknij „Zapisz”.
Zadanie pojawi się na liście zadań wszystkich przypisanych pracowników z oznaczeniem „Wideokonferencja”.
Za pomocą konferencji można nie tylko skutecznie komunikować się z zespołem, ale także budować relacje oparte na zaufaniu z klientami.
A dzięki Teamsale CRM można wprowadzić porządek do całego tego systemu i zwiększyć wygodę pracy.
