Vielfältige Anrufe und Konferenzen sind längst ein unverzichtbarer Bestandteil des modernen Arbeitsalltags. Oft kommt es jedoch vor, dass man sie vergisst und zusätzlich Teilnehmer per E-Mail oder Telefon an das Meeting erinnern muss. All dies lässt sich mit Teamsale CRM automatisieren, und in diesem Artikel erklären wir Ihnen detailliert, wie das funktioniert.
Auf den ersten Blick mag es seltsam erscheinen: Wie kann man einen Anruf planen und ihn dann vergessen? In Wirklichkeit reicht es jedoch, ein Dutzend verschiedener Meetings in den Kalender einzutragen und für jedes eine eigene Liste von Mitarbeitern festzulegen – schon tauchen die ersten Personen auf, die etwas vergessen haben oder nicht erscheinen.
Mit Teamsale CRM lässt sich jedoch Ordnung in dieses System bringen und die Arbeit für alle Beteiligten deutlich komfortabler gestalten.
Zunächst ein paar Worte zu den Videokonferenzen selbst.
Was sind Videokonferenzen und wie werden sie genutzt?
Eine Videokonferenz ist ein spezieller Service, der es mehreren Personen ermöglicht, in Echtzeit gleichzeitig zu kommunizieren – dabei wird nicht nur Audioequipment, sondern auch eine Webkamera verwendet.
Grob gesagt lassen sich zwei Hauptbereiche unterscheiden: Kundengespräche und interne Besprechungen im Unternehmen.
Im ersten Fall werden über den Service meist Produktpräsentationen durchgeführt oder – bei Projektarbeit – die Ergebnisse eines Projektabschnitts demonstriert. Dabei werden insbesondere folgende Funktionen relevant:
- YouTube-Übertragung mit Aufnahmefunktion: Sehr häufig wird die Aufzeichnung später von den Kunden benötigt;
- Bildschirmfreigabe: Damit lassen sich Arbeitsergebnisse oder das eigene Portfolio anschaulich präsentieren;
- Chat mit Dateiübertragung: Nützlich, um Dokumente oder andere wichtige Materialien direkt während des Gesprächs auszutauschen.
Für interne Team-Calls ist neben all dem bereits Genannten die "Hand heben"-Funktion besonders nützlich. Wenn ein Teilnehmer diese Taste drückt, wird sein Name für alle anderen sichtbar hervorgehoben – so signalisiert er, dass er etwas beitragen möchte.
Kehren wir nun zu unserer ursprünglichen Frage zurück: Wie verpasst man diese Meetings nicht und wie kann eine CRM dabei helfen?
Einrichten einer Konferenzbenachrichtigung in Teamsale CRM.
Die Verwaltung des Erinnerungssystems für Videokonferenzen in Teamsale erfolgt über die Aufgabenoberfläche.
Angenommen, Sie haben einen Anruf zu einem bestimmten Datum und Uhrzeit geplant. Nun müssen die anderen Teilnehmer darüber informiert werden.
Dazu wählen Sie im Hauptmenü von Teamsale den Bereich "Aufgaben" und klicken dann auf das Plus-Symbol oben rechts. So wird eine neue Aufgabe erstellt, aber uns interessiert eine ganz bestimmte Art. Deshalb tragen wir in der ersten Zeile den Wert "Videokonferenz" ein.
Nun müssen Sie einen Titel für die Aufgabe vergeben und eine begleitende Nachricht hinzufügen. Wir empfehlen, das Ziel des Meetings so genau wie möglich zu beschreiben und die wichtigsten Themen, die besprochen werden sollen, zu erwähnen.
Anschließend müssen Sie die Startzeit des Ereignisses und die voraussichtliche Endzeit angeben. Geben Sie nach Möglichkeit realistische Zeitangaben an, damit die Teilnehmer der Videokonferenz auch ihre anderen Termine entsprechend planen können.
Etwas weiter unten können Sie die Teilnehmer der Konferenz auswählen. Zuerst wählen Sie die Mitarbeiter aus, anschließend fügen Sie bei Bedarf Kunden und/oder Leads hinzu. Danach klicken Sie auf Speichern.
Die Aufgabe erscheint in der Liste aller zugewiesenen Mitarbeiter mit der Kennzeichnung "Videokonferenz".
Mit einer Videokonferenz kann man nicht nur effektiv mit dem Team kommunizieren, sondern auch vertrauensvolle Beziehungen zu Kunden aufbauen.
Und mit Teamsale CRM lässt sich in dieses gesamte System Ordnung bringen und die Arbeit deutlich komfortabler gestalten.
