Разнообразные созвоны и конференции давно стали неотъемлемой частью современного рабочего процесса. Но часто получается так, что о них забывают и приходится дополнительно писать (или звонить) участникам, чтобы напомнить о встрече. Но всё это можно автоматизировать с помощью Teamsale CRM, и в этой статье подробно расскажем как это сделать.
На первый взгляд может показаться странным: как можно запланировать созвон и забыть о нем. Но на самом деле достаточно добавить в график с десяток разных встреч и для каждой назначить свой список сотрудников, чтобы начали появляться люди, которые что-то забыли и куда-то не пришли.
Но с помощью Teamsale CRM можно внести в эту систему порядок и сделать удобнее для всех участников.
Но для начала пара слов о самих видеоконференциях.
Что такое видеоконференции и как они используются?
Видеоконференция – это специальный сервис, который позволяет в режиме реального времени одновременно общаться нескольким людям, используя для этого не только оборудование для передачи голоса, но и веб-камеру.
Если попытаться грубо обобщить, то можно выделить два основных направления работы: созвоны с клиентами и совещания внутри компании.
В первом случае через сервис чаще всего проводят презентации продукта или, при проектной работе, демонстрируют результаты этапа. Здесь особо актуальными становятся следующие возможности:
- трансляция на YouTube с функцией записи. Очень часто запись требуется клиентам впоследствии;
- демонстрация экрана. С ее помощью можно наглядно продемонстрировать результаты работы или свое портфолио;
- чат с возможностью обмена файлами пригодится при отправке документов или иных важных материалов прямо во время разговора.
Для созвонов внутри команды, помимо всего вышеперечисленного, полезной будет функция поднятия руки. При нажатии на эту кнопку участником, его имя выделится для всех остальных собеседников, что будет свидетельствовать о желании выступить.
Но пора вернуться к нашему изначальному вопросу о том, как не пропустить эти встречи и как в этом будет полезна CRM.
Настраиваем уведомление о конференции в Teamsale CRM.
Управление системой напоминаний о видеоконференции в Teamsale происходит через интерфейс задач.
Предположим, вы запланировали созвон на определенное время и дату. Теперь нужно проинформировать об этом других участников.
Для этого в главном меню Teamsale выбираем раздел “Задачи”, затем нажимаем на иконку плюса в правом верхнем углу. Таким образом создается любая задача, но нас интересует одна конкретная. Поэтому в первой строке выставляем значение “Видеоконференция”.
Теперь необходимо указать ее название и оставить сопроводительное сообщение. Мы рекомендуем максимально подробно описывать цель встречи и постараться упомянуть основные темы, которые будут обсуждаться.
Затем нужно указать время начала события и примерное время окончания. Старайтесь указывать ожидаемые сроки, чтобы участники видеоконференции могли спланировать и другие дела.
Чуть ниже вы можете выбрать участников конференции. Сначала среди сотрудников, затем добавьте ко встрече клиентов и/или лидов, если необходимо. Нажмите сохранить.
Задача появится в списке у всех назначенных сотрудников с пометкой “Видеоконференция”.
С помощью конференции можно не только эффективно коммуницировать с командой, но и выстраивать доверительные отношения с клиентами.
А с помощью Teamsale CRM во всю эту систему можно внести порядок и добавить удобства в работе.
