Call e riunioni sono ormai diventate parte integrante del moderno processo lavorativo. Tuttavia, capita spesso che vengano dimenticate e che sia necessario scrivere (o chiamare) i partecipanti per ricordare loro l'appuntamento. Ma tutto questo può essere automatizzato con Teamsale CRM, e in questo articolo spiegheremo in dettaglio come farlo.
A prima vista può sembrare strano: come è possibile pianificare una telefonata e poi dimenticarsene? Ma in realtà basta aggiungere al calendario una decina di incontri diversi e assegnare a ciascuno il proprio elenco di collaboratori, così inizieranno a comparire persone che hanno dimenticato qualcosa o che non si sono presentate.
Con l'aiuto di Teamsale CRM è possibile organizzare questo sistema e renderlo comodo per tutti i partecipanti.
Ma prima di tutto, parliamo un po' delle videoconferenze.
Cosa sono le videoconferenze e come vengono utilizzate?
ВLa videoconferenza è un servizio che permette a più persone di comunicare tra loro in tempo reale, utilizzando non solo dispositivi per la trasmissione della voce, ma anche una webcam.
In poche parole, questo servizio serve per le chiamate con i clienti e le riunioni all'interno dell'azienda.
Nel primo caso, il servizio viene utilizzato principalmente per presentare un prodotto o, nel caso di un progetto, per mostrare i risultati di una fase. In questo contesto, diventano particolarmente rilevanti le seguenti funzionalità:
- trasmissione su YouTube con registrazione. Spesso i clienti richiedono la registrazione in un secondo momento;
- dimostrazione dello schermo. Con il suo aiuto, è possibile mostrare visivamente i risultati del lavoro o il portfolio;
- la chat con l'opzione di invio file che serve per condividere documenti durante la conversazione.
Per le chiamate interne all'azienda, oltre alle funzionalità descritte in precedenza, è molto utile anche la funzione "alzare la mano". Premendo questo pulsante, il nome del partecipante verrà evidenziato agli altri, indicando il suo desiderio di intervenire.
Ora è il momento di tornare alla nostra domanda iniziale: come non dimenticare una riunione e come il CRM ci aiuta in questo.
Configuriamo la notifica relativa alla conferenza in Teamsale CRM.
La gestione del sistema di promemoria per le videoconferenze in Teamsale avviene tramite l'interfaccia delle attività.
Supponiamo che sia stata pianificata una chiamata per una data e un'ora determinate. Ora è necessario informare gli altri partecipanti.
Per farlo, nel menu principale di Teamsale, seleziona la sezione "Attività", quindi clicca sull'icona più nell'angolo in alto a destra. In questo modo si crea qualsiasi attività, ma noi siamo interessati a una in particolare. Pertanto, nella prima riga, imposta il valore "Videoconferenza".
Ora è necessario indicarne il nome e lasciare un messaggio di accompagnamento. Si consiglia di descrivere nel modo più dettagliato possibile lo scopo dell'incontro e di cercare di sottolineare gli argomenti principali che saranno discussi.
Successivamente, è necessario specificare l'ora di inizio dell'evento e l'ora approssimativa di fine. Cerca di indicare i tempi previsti, in modo che i partecipanti alla videoconferenza possano pianificare anche altre attività.
Più in basso potrai selezionare i partecipanti alla conferenza. Innanzitutto scegli tra i dipendenti, poi aggiungi alla riunione clienti e/o lead, se necessario. Clicca su salva.
L'attività apparirà nell'elenco di tutti i dipendenti assegnati con la nota "Videoconferenza".
Le conferenze consentono non solo di comunicare in modo efficace con il team, ma anche di creare rapporti di fiducia con i clienti.
Con Teamsale CRM è possibile mettere ordine in tutto il sistema e rendere il lavoro più agevole.
